Regulamin Postępowania Mediacyjnego

§1.

Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego w Kancelarii Mediacyjnej A. Puchalski Z. Tur s.c. z siedzibą w Plewiskach (62-064) przy ul. Kolejowej 36/14 (Kancelaria/Kancelaria Mediacyjna).

2. Postępowanie mediacyjne ma na celu doprowadzenie do ugodowego załatwienia sprawy spornej między stronami i może być wszczęte:
a) na zgodny wniosek stron na podstawie wiążącej je umowy o mediację;
b) w braku umowy o mediację na wniosek jednej ze stron, jeżeli pozostałe strony wyrażą zgodę na mediację;
c) strony zostały skierowane do mediacji na podstawie prawomocnego postanowienia sądu prowadzącego postępowanie w sprawie sporu zaistniałego między nimi jeżeli sąd ten wyznaczył mediatora do przeprowadzenia mediacji między stronami z listy stałych mediatorów prowadzonej w Kancelarii.

3. Strony sporu i Kancelaria mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie.

4. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest pod adresem RODO.

§2.

Wszczęcie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie uważa się za wszczęte z chwilą złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji oraz wyrażenia zgody na mediację wraz z akceptacją niniejszego Regulaminu przez wszystkie strony mediacji oraz pod warunkiem uiszczenia pełnej opłaty wstępnej w wysokości określonej w taryfie opłat obowiązującej w dniu złożenia wniosku. Wniosek, oświadczenia i zgody o których wyżej mowa powinny zostać przesłane na adres email - kancelaria.mediacyjna@puchalskitur.pl

2. W braku spełnienia przesłanek o których mowa w pkt. 1. niniejszego paragrafu postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte. Stronom na ich żądanie zwraca się złożone w Kancelarii pisma i dokumenty dotyczące sprawy spornej.

§3.

Wniosek o przeprowadzenie mediacji

1. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien zawierać:
a) oznaczenie stron i ich pełnomocników, jeżeli zostali ustanowieni, wraz z ich adresami i innymi danymi kontaktowymi (telefon, adres email do korespondencji),
b) krótki opis przedmiotu i okoliczności sporu,
c) wskazanie mediatora, jeżeli został uzgodniony wcześniej przez strony.

2. Do wniosku należy załączyć:
- kopię umowy o mediację - jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie,
- dowód uiszczenia opłaty wstępnej,
- odpis pełnomocnictwa jeżeli zostało udzielone,
- aktualny odpis z KRS albo z ewidencji działalności gospodarczej.

3. Wniosek należy wypełnić elektronicznie. Wzór wniosku dostępny jest pod adresem Wniosek Online.

4. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymaganiom określonym w ustępie 1., Kancelaria wzywa stronę do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 10 dni a w przypadku bezskutecznego upływu tego terminu postępowanie uważa się za niewszczęte.

§4.

Wyznaczenie mediatora

1. Mediację prowadzi mediator lub mediatorzy wskazani przez strony.  Jeżeli strony nie wskazały mediatora, mediatora wyznacza osoba upoważniona do reprezentacji Kancelarii z Listy Mediatorów Kancelarii. Mediator niezwłocznie potwierdza przyjęcie funkcji mediatora w określonej sprawie.

2. W przypadku, gdy wskazany mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z Listy Mediatorów, osoba upoważniona do reprezentacji Kancelarii wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie 7 dni. W przypadku niewskazania mediatora w tym terminie, osoba upoważniona do reprezentacji Kancelarii niezwłocznie wyznacza mediatora.

3. Strony mogą w trakcie mediacji zrezygnować z mediatora bez zakończenia postępowania mediacyjnego. W takim przypadku stosuje się postanowienia ust. 2.

§5.

Postępowanie mediacyjne

1. Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i niezależności. Mediator nie może być pełnomocnikiem stron w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym dotyczącym przedmiotu mediacji.

2. Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne w dobrej wierze, w sposób, jaki uzna za właściwy, z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, zasad etyki zawodowej, niniejszego Regulaminu i umowy stron, kierując się zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji oraz z zachowaniem Standardów Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora oraz norm Kodeksu Etycznego Mediatorów Polskich uchwalonych przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości. 

3. Strony powinny w dobrej wierze współpracować z mediatorem a w szczególności przedkładać wymagane dokumenty, składać wyjaśnienia oraz brać udział w sesjach mediacyjnych.

4. Mediator może komunikować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich z osobna oraz prowadzić w razie potrzeby sesje odrębne z jedną lub większą ilością stron. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba że udzielając informacji strona zastrzegła ich poufność.

5. Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia. Mediator nie może także udzielać porad prawnych żadnej ze stron.

 6. Mediator powinien kontrolować przebieg postępowania mediacyjnego kierując się zasadami słuszności, bezstronności i niezależności oraz biorąc pod uwagę wnioski stron. 

7. Strony mogą korzystać z ekspertów lub specjalistów posiadających udokumentowaną wiedzę w danej dziedzinie oraz tłumaczy w przypadku konieczności przetłumaczenia dokumentów lub prowadzonych sesji. Koszt takiej pomocy strony pokrywają we własnym zakresie na zasadach wzajemnie uzgodnionych.

8. Mediator powinien dołożyć starań, aby postępowanie mediacyjne zakończyło się na pierwszym spotkaniu, chyba że strony i mediator postanowią inaczej.

9. Postępowanie mediacyjne prowadzi się w siedzibie Kancelarii Mediacyjnej lub w wyjątkowych przypadkach, na wniosek stron poza jego siedzibą.

10. Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski. Na wniosek stron postępowanie może być prowadzone w innym języku. W takim przypadku strony pokrywają koszty tłumacza biorącego udział w postępowaniu. 

11. Mediator dla lepszego rozumienia stanowisk stron, może sporządzać podczas przebiegu postępowania mediacyjnego notatki na własny użytek, które zobowiązany jest zniszczyć z momentem zakończenia postępowania mediacyjnego. 

12. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony i mediator, a także organy i pracownicy Kancelarii są w szczególności zobowiązani do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, a także do niepowoływania się na nie w postępowaniu arbitrażowym lub sądowym, co w szczególności dotyczy obowiązku zachowania poufności: 
a) stanowisk lub sugestii wyrażonych przez drugą stronę co do możliwego rozwiązania sporu, 
b) ustępstw uczynionych przez drugą stronę w trakcie postępowania mediacyjnego, 
c) propozycji złożonych lub poglądów wyrażonych przez mediatora,
d) faktu, że druga strona wyrażała zamiar przyjęcia propozycji, co do sposobu polubownego zakończenia sporu, lub takiego zamiaru nie wyrażała.

Strony nie mogą również powoływać się na poufny charakter postępowania mediacyjnego celem utajnienia okoliczności, na które powoływały się w jego toku, a które mogą być ustalone także poza postępowaniem mediacyjnym.

13. Strona może być reprezentowana przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być każda osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych.  

14. Osoby trzecie mogą być obecne na sesji mediacyjnej jedynie za zgodą stron i mediatora. 

15. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji jedynie z ważnych powodów, o których jest obowiązany niezwłocznie powiadomić strony i Kancelarię Mediacyjną.

§6.

Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:
a) zawarcia przez strony ugody przed mediatorem,
b) złożenia oświadczenia przez którąkolwiek za stron, że rezygnuje z mediacji,
c) wysłania przez mediatora do strony pisma związanego z mediacją wymagającego odpowiedzi i braku udzielenia tej odpowiedzi w wyznaczonym terminie,
d) z upływem 60 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia funkcji przez mediatora lub innego terminu określonego przez strony w którym to terminie mediacja powinna zostać zakończona,
e) złożenia przez mediatora oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego,
f) zakończenia mediacji stosowanie do postanowień umowy.

2. Z przebiegu postępowania mediacyjnego mediator sporządza zwięzły protokół, w którym oznacza:
a) miejsce i czas prowadzenia mediacji,
b) imiona i nazwiska lub nazwy stron oraz mediatora,
c) wynik postępowania.

Protokół podpisuje mediator Kancelarii. Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, jej treść podpisaną przez strony i mediatora dołącza się do protokołu. W przypadku braku ugody, mediator stwierdza w protokole niemożność jej zawarcia. Odpisy protokołu doręcza się stronom. Jeśli mediacja toczyła się na podstawie skierowania przez sąd lub jeśli w przypadku mediacji pozasądowej co najmniej jedna ze stron występuje do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem, to wtedy mediator składa protokół w sądzie. Kopię protokołu wraz z kopiami wniosków i ewentualną ugodą przechowuje się w archiwum Kancelarii przez 10 lat. Dokumenty te mogą być udostępniane tylko stronom lub innym upoważnionym przez strony podmiotom.

3. W sprawie zakończonej w postępowaniu mediacyjnym w Kancelarii strony mogą złożyć wniosek o ponowne wszczęcie postępowania mediacyjnego. 

§7.

Cennik

1. W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji a następnie prowadzoną mediacją, Kancelaria pobiera następujące opłaty:
(a) opłatę wstępną,
(b) opłatę mediacyjną,
(c) zaliczkę na wydatki.

Wszystkie opłaty uiszcza się na rachunek bankowy - 10 1020 4027 0000 1102 1585 8925

2. Opłatę wstępną pobiera się od wniosku o mediację, jest ona przeznaczona ją na pokrycie kosztów administracyjnych związanych z przygotowaniem mediacji i nie podlega zwrotowi. Opłata ta wynosi 300 zł netto plus podatek od towarów i usług (VAT).

3. Opłatę mediacyjną pobiera się z tytułu prowadzenia postępowania mediacyjnego:
(a) zryczałtowaną opłatę mediacyjną w kwocie 500 zł netto plus podatek od towarów i usług (VAT) pobieraną od  każdej ze stron - za 3 pierwsze godziny mediacji; Nieuiszczenie zryczałtowanej opłaty mediacyjnej najpóźniej w dniu poprzedzającym wyznaczoną sesję mediacyjną powoduje, że sesja mediacyjna nie dochodzi do skutku i zostaje wyznaczony kolejny termin sesji mediacyjnej, o czym zawiadamia się strony. Powtórne nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w wysokości i terminie wskazanym przez Kancelarię Mediacyjną powoduje zakończenie postępowania mediacyjnego;
(b) godzinową opłatę mediacyjną w kwocie 250 zł netto plus podatek od towarów i usług (VAT) pobieraną po zakończeniu danej sesji mediacyjnej od każdej ze stron - za każdą kolejną godzinę mediacji.

4. Stawka godzinowa obejmuje przygotowanie się mediatora do postępowania, prowadzenie spotkań mediacyjnych oraz zakończenie postępowania. Koszty podróży na mediację poza miejsce siedziby Kancelarii określa się wraz ze stronami ryczałtowo i są one pokrywane po połowie przez każdą ze stron, chyba że strony pisemnie postanowią inaczej.

5. W sprawach szczególnie zawiłych lub skomplikowanych możliwe jest ustalenie przez Kancelarię i strony odmiennych stawek wynagrodzenia niż określone w pkt. 3 niniejszego paragrafu.

6. Strony mogą się umówić również w ten sposób, że jedna ze stron poniesie koszty całości postepowania mediacyjnego, co jednak nie ma wpływu na zasadę neutralności i bezstronności mediatora.

7. Jeżeli w postępowaniu bierze udział na wniosek i za zgodą stron drugi mediator opłata mediacyjna ulega podwojeniu.

8. W przypadku rezygnacji przez jedną ze stron z mediacji na co najmniej 3 dni przed terminem pierwszego posiedzenia mediacyjnego, opłata mediacyjna podlega zwrotowi.

9. Pobiera się zaliczki na wydatki związane z kosztami posiedzeń i sesji poza miejscem siedziby Kancelarii wysokość zaliczki określa Kancelaria, a strony wnoszą je po połowie, chyba że uzgodnią inaczej.

10. W przypadku mediacji skierowanej przez Sąd opłatę, wydatki i koszty postępowania mediacyjnego rozlicza mediator zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 20.06.2016 (Dz.U.2016.921). 

11. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego Strony otrzymują od Kancelarii fakturę VAT, uwzględniającą ostateczną wysokość obciążającej je opłaty mediacyjnej. 

12. Za uiszczenie kosztów mediacji strony są odpowiedzialne solidarnie. 

13 Wszelkie obciążenia VAT zostaną ustalone w stawkach podatkowych wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących na dzień powstanie obowiązku podatkowego. Stawka VAT na dzień sporządzenia niniejszego Regulaminu na opłaty wskazane w Cenniku wynosi 23%. Zmiana stawki VAT nie oznacza zmiany niniejszego Regulaminu.

14. W przypadku, jeżeli Kancelaria poinformowana zostanie pisemnie o wyborze Kancelarii do przeprowadzenia pomiędzy wskazanymi w tej informacji podmiotami mediacji w przyszłych ewentualnych sporach pomiędzy nimi (klauzule mediacyjne) stawki wynagrodzenia Kancelarii obowiązujące w chwili uzyskania przez Kancelarię informacji o podpisaniu takiej klauzuli mediacyjnej pozostają dla tych podmiotów niezmienne nawet w przypadku zmiany niniejszego Regulaminu w zakresie stawek wynagrodzenia.

Wzór klauzuli mediacyjnej:

Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku zaistnienia między nimi sporu dotyczącego niniejszej umowy lub pozostającego w związku z nią, podejmą próbę jego rozwiązania w trybie mediacji przy udziale mediatorów Kancelarii Mediacyjnej A. Puchalski Z. Tur s.c., wybranych zgodnie z Regulaminem tej kancelarii. Strony postanawiają nie później niż w terminie …………………..dni od dnia zaistnienia sporu, wystąpić wspólnie do mediatora z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji

§8.

Korespondencja, oświadczenia, zawiadomienia.

Wszelka korespondencja dotycząca mediacji oraz oświadczenia i zawiadomienia składane przez strony, mediatora lub Kancelarię z wyjątkiem korespondencji dla której przepisy prawa przewidują konieczność zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, składane będą w formie elektronicznej na adresy email:

1. dla Kancelarii i mediatora: kancelaria.mediacyjna@puchalskitur.pl.
2. dla stron: na adresy podane przez strony wraz z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji lub oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji. Zmiana adresu email dla doręczeń strony jest skuteczna pod warunkiem wysłania oświadczenia strony na adres Kancelarii i mediatora wskazany w pkt. a). Kancelaria informuje o zmianie adresu danej strony w formie elektronicznej pozostałe strony postępowania, które to strony są związane tą informacją z chwilą jej otrzymania z adresu email Kancelarii. W przypadku braku poinformowania o zmianie adresu do korespondencji w określonym wyżej trybie, korespondencja wysłana na poprzednio wskazany adres uważana będzie za skutecznie doręczoną.

§9.

Obowiązywanie Regulaminu

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od dnia 1 marca 2021r.